Hosté:
Barbora Rázga, poslankyně, Poslanecká sněmovna Parlamentu České republiky
Lukáš Klučka, náměstek, Ministerstvo vnitra České republiky
Tomáš Bezouška, hlavní konzultant, InAdvisors; prezident, Institut pro správu dokumentů

Efektivní fungování státu a veřejné správy zůstává jedním z nejčastějších témat odborných i politických debat. Přestože se v posledních letech výrazně investuje do digitalizace a modernizace úřadů, v praxi občané i firmy stále narážejí na složité postupy či duplicitní požadavky. Zvláštní roli v tomto ekosystému hraje digitální spisová služba, která má být páteří moderního výkonu veřejné správy, ale v praxi často nenaplňuje svůj integrační a procesní potenciál. Místo automatizace a zjednodušení dochází k paralelnímu vedení agend, ručním zásahům a přenášení odpovědnosti mezi úřady. Proč se nedaří administrativu zásadně zjednodušit a co brání rychlejšímu a efektivnějšímu výkonu veřejné správy?

Digitalizace nestačí. Klíčové jsou procesy, priority a odpovědnost

Hlavní konzultant InAdvisors a prezident Institutu pro správu dokumentů Tomáš Bezouška vidí problém především v roztříštěnosti agend a absenci jednotného přístupu k procesům. Stát podle něj historicky často zavádí nové technologie bez toho, aby nejprve sjednotil a zjednodušil samotné postupy. „Efektivní stát není primárně o digitalizaci. Ta je až sekundární. Základní problém je dlouhodobě v nejednotnosti a roztříštěnosti procesů a v tom, že chybí jasný koncept, jak agendy řídit,“ uvedl. Současně upozornil, že právní řád i regulační prostředí se dlouhodobě rozšiřují, což komplikuje orientaci jak úředníkům, tak občanům. „Stále přidáváme nové regulace a povinnosti, ale staré nerušíme. To zvyšuje složitost a snižuje efektivitu veřejné správy,“ dodal.

Na zásadní roli legislativy upozornil také náměstek ministra vnitra Lukáš Klučka. Právní prostředí je podle něj často nepřehledné a legislativní proces zdlouhavý, což zpomaluje změny i modernizaci. „Legislativa je základním kamenem fungování státu. Když je nepřehledná a proces jejího vzniku složitý, přenáší se to do praxe a komplikuje to práci úřadů i podnikatelů,“ řekl.

Klučka zároveň zdůraznil, že jedním z úkolů současné veřejné správy je zpřehlednit velké množství IT projektů a určit mezi nimi ty, které nejvíce přispívají k naplňování strategických cílů. „Mapovali jsme více než 500 projektů v oblasti ICT za více než 80 miliard korun. Z nich jsme vybrali 22, které přímo reagují na programové priority vlády a mají být nositeli skutečné změny,“ uvedl s tím, že klíčová je jasná odpovědnost a koordinace napříč resorty.

Technologie samy o sobě ale problém neřeší, upozornila poslankyně Barbora Rázga. „Nemáme primárně problém s technologiemi, ale s procesy. Přidáváme nové povinnosti, ale nerušíme ty staré, a chybí systematická modernizace agend,“ uvedla. Rázga stejně jako její spoluřečníci podpořila potřebu silného politického lídra. „Modernizace veřejné správy musí být skutečnou prioritou vlády. Když je jasné zadání a politická podpora, projekty se posouvají dopředu. Když chybí, stagnují,“ řekla. Shodně také zaznělo, že stát by měl lépe komunikovat své úspěchy a přínosy digitalizačních projektů směrem k veřejnosti – podle Rázgy lidé často ani nevědí, jaké služby už mohou využívat.

Diskuse se opakovaně vracela k tomu, že digitalizace by neměla být cílem sama o sobě. Podle účastníků panelu by měla vycházet z potřeb občanů a firem a přinášet skutečné zjednodušení. „Když bude produkt pro lidi opravdu užitečný, nebude potřebovat složité vysvětlování. Lidé ho začnou používat sami,“ uvedl Klučka. Bezouška doplnil, že je nutné více pracovat s daty a zaměřit se na reálné přínosy. Zároveň varoval před tím, aby se digitalizace omezila na převod papírových formulářů do elektronické podoby. „Digitalizace není o tom, že vezmeme papírový formulář a uděláme z něj interaktivní verzi. Je o tom změnit procesy a pracovat s daty,“ dodal.

Spisová služba jako páteř moderní veřejné správy

Druhou část debaty tvořilo téma digitální spisové služby, kterou řečníci označili za klíčový nástroj moderního státu. Podle Bezoušky je správa dokumentů základní podmínkou efektivního rozhodování. „Spisová služba je podpůrný nástroj, bez kterého nemůže veřejná správa fungovat. Má zajistit, že dokumenty vznikají a jsou spravovány efektivně a dohledatelně,“ uvedl. V praxi však podle něj často slouží spíše jako evidenční systém a nenaplňuje svůj integrační potenciál. Cílem by mělo být její užší propojení s agendovými systémy tak, aby běžný úředník pracoval intuitivně a s minimální administrativní zátěží.

Ministerstvo vnitra se podle Klučky snaží tento stav postupně měnit a převádět agendy do plně digitální podoby. „Naším cílem je, aby se dokumenty zpracovávaly primárně digitálně a papír byl jen výjimkou. Digitalizace spisové služby je klíčová pro další automatizaci a zrychlení rozhodování,“ uvedl. Digitalizace dokumentů je podle něj podmínkou pro širší využití automatizace a umělé inteligence.

Využití umělé inteligence však přináší i potřebu opatrnosti. Bezouška upozornil, že technologie mohou významně pomoci s rutinními úkony, ale odborné posouzení musí zůstat zachováno. „Umělá inteligence může zefektivnit administrativu, ale v rozhodování musí zůstat prostor pro správní uvážení,“ uvedl. Klučka doplnil, že cílem není nahradit úředníky, ale poskytnout jim nástroje pro rychlejší přípravu podkladů a rozhodnutí.

Shodně zaznělo, že efektivní stát nelze vybudovat pouze prostřednictvím nových IT systémů. Klíčové je nastavení procesů, jasné priority, politická podpora a systematická práce s daty. Digitalizace by měla být prostředkem ke zjednodušení a modernizaci, nikoli cílem sama o sobě.